Tietosuojaseloste

Päivitetty 11.11.2026.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteydenotot

Vastaanoton pitää psykologi Sami Mynttinen. Rekisterinpitäjä: Olotohtori, Y-tunnus 3649190-5. Osoite: Gyldenintie 5, 00200 Helsinki, Suomi. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Sami Mynttinen. Sähköposti: [email protected].

Voit ottaa yhteyttä henkilötietojesi käsittelyä koskevissa asioissa ja esittää tietopyynnön tämän yhteystiedon kautta. Älä lähetä henkilötunnusta tai terveystietoja tavallisella sähköpostilla. Tarvittaessa sovitaan turvallinen tapa toimittaa tiedot ja varmistaa henkilöllisyytesi.

2. Mitä tietoja käsitellään ja miksi?

• Ajanvaraus: nimi, sähköpostiosoite, varattu palvelu, ajankohta, aikavyöhyke sekä varauksen muutos- ja peruutustiedot. Puhelinnumeroa ja muita tietoja käsitellään vain, jos niitä tarvitaan ja kerätään varauslomakkeella. Tietoja käytetään ajan järjestämiseen, vahvistukseen ja käytössä oleviin muistutuksiin.
• Yhteydenpito ja etätapaaminen: yhteystiedot, viestit, kalenterikutsu ja tapaamislinkki sekä videoyhteyden välittämä kuva ja ääni ja yhteyden tekniset tiedot. Tapaamisen videopalvelu, Cal Video tai Google Meet, ilmenee varausvahvistuksesta. Tietoja käytetään yhteydenpitoon ja vastaanoton toteuttamiseen. Tapaamisia ei tallenneta tai litteroida, eikä vastaanotolla käytetä tekoälypalveluja tai tekoälymuistiinpanoja.
• Potilastiedot: hoidon kannalta tarpeelliset tunniste-, tausta- ja terveystiedot sekä vastaanoton kirjaukset. Potilasmerkinnät tehdään käsin paperille ja säilytetään lukitussa kaapissa. Käytössä ei ole sähköistä potilastietojärjestelmää eikä näitä paperisia potilasmerkintöjä tallenneta Kantaan. Cal.comia, Google Workspacea ja verkkosivustoa ei käytetä potilaskertomusten säilytyspaikkoina.
• Laskutus: laskutukseen tarvittavat yhteys- ja laskutustiedot, palvelu, hinta sekä maksu- ja tositetiedot. Laskutus hoidetaan UKKO-palvelun kautta. Laskulle ei sisällytetä tarpeettomia terveystietoja.
• Verkkosivun toiminta ja tietoturva: esimerkiksi IP-osoite, pyydetty sivu, vierailuajankohta sekä selain- ja laitetiedot. Näitä voi syntyä verkkosivun ja ulkoisten palvelujen toimittamisessa sekä väärinkäytösten torjunnassa.

Tiedot saadaan pääasiassa sinulta ajanvarauksen, yhteydenottojen ja vastaanoton yhteydessä. Lisäksi syntyy vastaanoton kirjauksia sekä palvelujen teknisiä tietoja. Älä kirjoita oirekuvausta, hoitohistoriaa tai muita arkaluonteisia tietoja ajanvaraukseen.

3. Käsittelyn oikeusperusteet

Ajanvarauksen ja palvelun järjestämiseksi tarpeellinen käsittely perustuu sopimukseen tai pyynnöstäsi tehtäviin sopimusta edeltäviin toimiin (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Potilasasiakirjojen käsittely ja lakisääteinen taloushallinto perustuvat lakisääteisiin velvoitteisiin (6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Terveyttä koskevien tietojen käsittelyn erityinen peruste on terveydenhuollon palvelujen antaminen salassapitovelvollisen ammattihenkilön vastuulla (9 artiklan 2 kohdan h alakohta ja 3 kohta). Myös tieto psykologin ajanvarauksesta voi paljastaa terveyttä koskevia tietoja.

Sivuston turvallisuuden ja toiminnan varmistamisessa perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Etuna on toimiva ja turvallinen verkkopalvelu; käsittely rajataan sen kannalta tarpeellisiin tietoihin. Mahdolliset suostumusta edellyttävät lisätoiminnot otetaan käyttöön vain erikseen pyydetyllä suostumuksella.

4. Palveluntarjoajat ja tietojen vastaanottajat

Tietoja käsittelevät vastaanoton toteuttamiseen oikeutetut henkilöt sekä tehtävänsä edellyttämässä laajuudessa palveluntarjoajat ja niiden alihankkijat. Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa tarvitaan tietojenkäsittelysopimukset. Palveluntarjoajat voivat käsitellä joitakin tietoja myös omiin tarkoituksiinsa omien tietosuojakuvaustensa mukaisesti.

• Cal.com: ajanvaraus ja Cal Video -videotapaamiset. Palveluun välittyvät varauslomakkeen tiedot ja teknisiä käyttötietoja sekä Cal Videota käytettäessä videoyhteyden tiedot. Kalenteriyhteys voi välittää varaustietoja yhdistettyyn Google Kalenteriin sekä tarkistaa varattavuutta. Cal.comin tietosuojakäytäntö ja tietojenkäsittelysopimus.
• Google Workspace: Gmail-sähköposti, Google Kalenteri ja Google Meet -videotapaamiset. Näitä palveluja käytettäessä Googlelle välittyy viestejä, kutsuja, osallistujatietoja ja videoyhteyden tietoja. Tapaamisten tallennusta, litterointia tai tekoälytoimintoja ei käytetä. Googlen tietojenkäsittelyehdot.
• Cloudflare Pages: staattisen verkkosivun hosting ja verkkoliikenteen suojaus. Palvelu voi käsitellä kävijöiden IP-osoitteita, verkkopyyntöjä ja turvallisuuteen liittyviä teknisiä tietoja. Sivustolla ei ole erillistä kävijäanalytiikkaa tai mainosseurantaa. Cloudflaren tietosuojakäytäntö.
• Google Fonts: nykyiset sisältösivut lataavat fontteja Googlen palvelimilta. Tällöin Googlelle välittyy fonttien toimittamiseksi teknisiä tietoja, kuten IP-osoite. Tämä selostesivu ei lataa ulkoisia fontteja.
• UKKO: laskutuksen toteuttamiseksi tarpeelliset yhteys-, laskutus- ja maksutiedot. Paperisen potilasrekisterin säilytyksessä ei käytetä ulkoista potilastietojärjestelmän palveluntarjoajaa.

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain laissa säädetyllä perusteella tai asianmukaisella suostumuksella. Viranomaisille voidaan luovuttaa tietoja lain edellyttämissä tilanteissa.

5. Tietojen käsittely EU:n ja ETA:n ulkopuolella

Käytettävien kansainvälisten palvelujen vuoksi tietoja voidaan käsitellä myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa. Kaikkien tietojen säilymistä EU:ssa ei luvata. Siirroille on oltava soveltuva lainmukainen peruste, kuten Euroopan komission riittävyyspäätös tai vakiosopimuslausekkeet ja tarvittavat lisäsuojatoimet.

Palveluntarjoajien tietosuojakuvauksissa ja tietojenkäsittelyehdoissa kerrotaan niiden käyttämistä alikäsittelijöistä ja siirtosuojista. Voit pyytää rekisterinpitäjältä lisätietoja käytetyistä suojatoimista ja jäljennöksen sovellettavista siirtosuojista.

6. Säilytysajat

Tietoja säilytetään vain käsittelyn tarkoituksen ja lakisääteisten velvoitteiden edellyttämä aika. Potilasasiakirjojen lakisääteiset säilytysajat eroavat ajanvaraus- ja yhteydenpitotietojen säilytysajoista.

• Paperiset hoitomerkinnät: 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä, jos kuolinaika ei ole tiedossa tai kyse on alle 18-vuotiaana kuolleesta lapsesta. Muille potilasasiakirjoille sovelletaan asiakastietolain (703/2023) liitteen asiakirjakohtaisia säilytysaikoja.
• Ajanvarausasiakirjat: 12 vuotta asiakirjan laatimisesta. Ajan- ja hoidonvarauspäiväkirjat: 1 vuosi viimeisen käynnin toteutumisesta. Säilytysaika määräytyy asiakirjan käyttötarkoituksen ja sisällön perusteella.
• Potilaskohtainen hoitoon liittyvä kirjeenvaihto: 3 vuotta viestin päiväyksestä. Hoidon kannalta tarpeellinen sisältö kirjataan lisäksi potilaskertomukseen. Pelkkä viestin kopioiminen ei poista alkuperäisen asiakirjan säilytysvelvoitetta.
• Muut yleiset tiedustelut, joista ei synny hoitosuhdetta tai muuta säilytysvelvoitetta: tietoja säilytetään asian käsittelyn ja siihen liittyvien tarpeellisten jatkotoimien ajan. Tiedot poistetaan, kun tälle käsittelylle ei ole enää tarvetta.
• Laskut ja tositteet: vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Tilinpäätös ja kirjanpidot: vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
• Tekniset lokit ja varmuuskopiot: säilytys määräytyy palvelun toiminnan, tietoturvan, häiriöiden selvittämisen ja palveluntarjoajan varmuuskopiointikäytäntöjen perusteella. Palveluntarjoajien varmuuskopioista tiedot poistuvat niiden poistokäytäntöjen mukaisesti. Lakisääteisesti säilytettäviin asiakirjoihin ja potilastietojen käyttö- ja luovutustietoihin sovelletaan niiden omia säilytysaikoja.

7. Tietojen suojaaminen

Tiedot suojataan niiden arkaluonteisuuden edellyttämällä tavalla. Käyttöoikeudet rajataan tehtävien perusteella ja tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee salassapitovelvollisuus.

Paperisia potilasmerkintöjä säilytetään lukitussa kaapissa. Tapaamisia ei tallenneta tai litteroida, eikä niissä käytetä tekoälypalveluja.

8. Oikeutesi

Voit pyytää pääsyä omiin tietoihisi ja virheellisten tietojen oikaisua. Laissa säädetyissä tilanteissa sinulla on oikeus tietojen poistamiseen, käsittelyn rajoittamiseen, tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen ja oikeutettuun etuun perustuvan käsittelyn vastustamiseen. Jos käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa sen vaikuttamatta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeudet eivät ole rajoittamattomia: esimerkiksi lakisääteisesti säilytettäviä potilasasiakirjoja ja kirjanpitotietoja ei voida poistaa pelkän pyynnön perusteella. Vastaanotolle välttämättömien tietojen antamatta jättäminen voi estää ajanvarauksen tai palvelun toteuttamisen.

Tietopyyntöön vastataan yleensä kuukauden kuluessa. Jos käsittelyä joudutaan perustellusti jatkamaan, siitä ilmoitetaan määräajassa. Jos epäilet tietosuojasääntelyn rikkomista, voit tehdä kantelun tietosuojavaltuutetun toimistolle.

9. Evästeet ja ulkoiset sisällöt

Sivuston omassa nykyisessä toteutuksessa ei ole erillistä kävijäanalytiikkaa tai mainosseurantaa. Ajanvaraussivu lataa Cal.comin upotuksen heti sivua avattaessa, jolloin selaimesi ottaa yhteyden Cal.comiin jo ennen varauksen tekemistä. Muut sisältösivut lataavat Google Fonts -fontit ulkoisena sisältönä.

Cal.com kertoo käyttävänsä sovelluksessaan kirjautumiseen, asetusten muistamiseen ja turvallisuuteen liittyviä evästeitä. Cal.comin palvelussa havaittu __cf_bm-eväste suojaa palvelua automatisoidulta liikenteeltä. Cloudflaren mukaan se vanhenee 30 minuutin käyttämättömyyden jälkeen. Cal.com voi käyttää myös selaimen paikallista tallennusta asetusten ja varauksen toiminnan tukena. Palvelun omaa tiedonkäsittelyä kuvataan Cal.comin tietosuojakäytännössä.

Olotohtorin oman Cloudflare Pages -julkaisun suojaevästeet riippuvat käytössä olevista suojaustoiminnoista. Cal.comin palvelun evästeet ovat erillisiä Olotohtorin oman verkkotunnuksen evästeistä. Cloudflaren evästekuvaus.

Voit poistaa evästeitä ja selaimen tallentamia tietoja selaimesi asetuksista. Tallennuksen estäminen voi vaikuttaa ajanvarauksen toimintaan. Voit käyttää myös ajanvaraussivun erillistä linkkiä Cal.com-palveluun. Jos sivustolle lisätään myöhemmin analytiikkaa tai muita suostumusta edellyttäviä toimintoja, tämä kuvaus päivitetään ja tarvittava suostumus pyydetään ennen niiden käyttöönottoa.

10. Automaattiset päätökset ja muutokset

Olotohtori ei tee asiakkaista yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia, oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä päätöksiä eikä käytä sivustoa asiakkaiden mainosprofilointiin. Hoitoa koskevat arviot tekee psykologi.

Seloste päivitetään, kun palvelut tai käsittelytavat muuttuvat. Ajantasainen versio on tällä sivulla.